Erfolgreiches Betreibermodell: Wie BOT dringend nötige E-Commerce-Projekte möglich macht

“Wir können unser Digitalisierungsprojekt nicht umsetzen. Dafür haben wir zu wenig Personal”, “Leider haben wir keine Inhouse-Expertise, um in den E-Commerce einzusteigen” oder “Das ist alles viel zu kompliziert, da lassen wir lieber die Finger davon”. Kennen Sie solche Aussagen? Man hört sie tagtäglich, denn in den Unternehmen fehlt es an Mut, Know-how und Fachkräften.

Aber ist all das wirklich ein Grund, um den Kopf in den Sand zu stecken und dringend notwendige Maßnahmen zu begraben? Ist es wirklich sinnvoll, den lange verschobenen Einstieg in den digitalen Vertrieb weiter aufzuschieben und damit die Zukunft des Unternehmens aufs Spiel zu setzen? Mit Sicherheit nicht!

In Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung ist Stillstand ein Wettbewerbsnachteil. Ein Nachteil, der sich schnell rächen kann. Manchmal muss man das scheinbar Unmögliche möglich machen. Eine Lösung kann das BOT-Modell sein.

Die Abkürzung BOT steht für Build-Operate-Transfer. Das Betreibermodell kommt in verschiedenen Bereichen zum Einsatz, häufig bei öffentlich-privaten Partnerschaften und in der IT-Branche.

Das Konzept dahinter ist einfach: Ein Auftraggeber überträgt ein Projekt wie den Bau eines Gebäudes oder die Umsetzung einer Softwarelösung an einen Auftragnehmer. Der Auftragnehmer setzt das Vorhaben um (“Build”-Phase), betreut eine Zeit lang das Ergebnis (“Operate”) und übergibt es dann an den Auftraggeber (“Transfer”).

Hier ein exemplarischer Ablauf:

• Ein Unternehmen möchte in den E-Commerce einsteigen. Doch es gibt intern keine oder nur sehr wenige Experten, die dieses Vorhaben umsetzen können.
• Deshalb beauftragt das Unternehmen einen externen Dienstleister, eine E-Commerce-Agentur, mit der Entwicklung eines Onlineshops.
• Die Agentur setzt den Onlineshop nach den Wünschen des Auftraggebers - seinem Kunden - um. Parallel baut der Kunde sukzessive ein eigenes Team auf.
• Nach der Fertigstellung wird der Onlineshop von der Agentur in enger Absprache mit dem Kunden betrieben. Dessen dediziertes Onlineshop-Team wächst und wird kontinuierlich von der Agentur in Sachen E-Commerce geschult.
• Hat der Kunde genügend Ressourcen und Fachwissen, übergibt die Agentur das Projekt.

Soweit die Theorie. In der Praxis wird der BOT-Ansatz auch gerne “aufgeweicht”. Beispielsweise arbeiten viele Auftraggeber noch lange nach dem Transfer mit dem Auftragnehmer zusammen, um laufend Anpassungen und Verbesserungen vorzunehmen.

• Eigentlich besteht das BOT-Modell nicht aus drei Phasen, sondern aus vier. Denn bevor der Auftraggeber mit der Umsetzung beginnen kann, muss eine ordentliche Planung erfolgen. In der “Plan”-Phase muss der Auftraggeber genau definieren, welche Ziele er erreichen möchte und welche Vorstellungen er vom Endergebnis hat.
• Da heute die meisten IT-Projekte und damit auch E-Commerce-Vorhaben agil umgesetzt werden, gilt es als schwierig bis unmöglich, das Ergebnis im Detail zu beschreiben. Denn agil zu sein bedeutet, kurzfristig auf Veränderungen wie wechselnde Kundenwünsche oder Marktverschiebungen zu reagieren. Daher ist es ratsam, eine Vision zu beschreiben.
• Außerdem gehört zum agilen oder hybriden Development ein MVP dazu. Das Minimum Viable Product dient als eine Art Prototyp. Dieses wird dann iterativ weiterentwickelt, um die Ziele und die Vision zu erfüllen. Das bedeutet, dass es bis zur Fertigstellung zahlreiche Meilensteine bzw. Zwischenschritte gibt, an denen alle Projektbeteiligten eng zusammenarbeiten müssen.
• Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen BOT-Projekt. Auftraggeber und Auftragnehmer müssen in ständigem Austausch stehen und alle relevanten Punkte besprechen. Darüber hinaus sollte der Wissenstransfer nicht starr - also mit dem offiziellen Beginn der Transfer-Phase -, sondern kontinuierlich erfolgen. Zudem muss es eine fortlaufende Dokumentation geben.
• Testen, testen, testen: Bei einem E-Commerce-Projekt ist es essentiell, sprichwörtlich am “Puls der Zeit” zu sein. Denn: Kundenwünsche können sich schnell ändern, die Customer Journey ebenso. Was heute noch als “in” gilt, kann morgen schon komplett “out” sein. Regelmäßige Zielgruppen-Tests, zum Beispiel mit dem MVP, geben Aufschluss darüber, ob man sich noch auf dem richtigen Weg befindet.
• Der Auftraggeber muss rechtzeitig mit dem Aufbau interner Kompetenzen für Projektleitung, Produktmanagement, Marketing, Entwicklung usw. beginnen. Aufgrund des aktuellen Fachkräftemangels kann es viele Monate oder sogar Jahre dauern, bis ein Team komplett ist.
• Selbst bei bester Planung und viel Puffer kann es passieren, dass die Umsetzung eines Onlineshops teurer wird als gedacht. Ebenso zeigt die Praxis, dass Projekte oft länger brauchen als geplant. Eine große Portion Geduld und ein ordentliches Budget sind Grundvoraussetzungen, um ein BOT-Projekt zu Ende zu bringen.

Aus Sicht des Auftraggebers bietet das BOT-Modell einige Vorteile. Unter anderem kann er dringende Projekte auslagern und in der Zwischenzeit schrittweise eigene Kompetenzen aufbauen. Wird ein erfahrener Dienstleister beauftragt, kommt dieser mit seiner “Manpower” in der Regel schnell in Fahrt. Zudem bringt der Dienstleister sein Know-how ein, um das Projekt in die richtige Richtung zu lenken und Anpassungen vorzunehmen. Wie bereits erwähnt, ist E-Commerce äußerst dynamisch, Veränderungen können sehr schnell eintreten.

Doch das Outsourcing des Projektes bringt auch ein paar bekannte Nachteile mit sich. Zum Beispiel fallen Kosten für den externen Dienstleister sowie für den Aufbau des internen Teams an. Außerdem müssen die Ergebnisse ständig genau kontrolliert werden - bei fehlendem Know-how und wenigen Experten ist das ein schwieriges Unterfangen.

Und: Läuft das Projekt nicht wie geplant, kann eine langfristige Abhängigkeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entstehen. Solche “Zwangsehen” können gut gehen, müssen es aber nicht.

Diese Entscheidung sollte jedes Unternehmen selbst treffen. Ein Vorgehen nach Build-Operate-Transfer hat sich in verschiedenen Branchen etabliert. Es ist ein probates Mittel, um dem wachsenden Fachkräftemangel zu begegnen. Und es hilft, Projekte, die unbedingt angepackt werden müssen (wie die Digitalisierung des Vertriebs), endlich in Angriff zu nehmen.

Was jedoch nie vergessen werden darf: Ohne gute Planung, engen Austausch, laufende Kontrolle und Qualitätssicherung kann auch ein Onlineshop-Projekt nach BOT schnell aus dem Ruder laufen. Während des gesamten Prozesses muss es auf beiden Seiten - beim Auftraggeber und beim Auftragnehmer - kompetente Projektverantwortliche geben. Ohne das geht es nicht.